タイで活動する企業にとって、社用車は重要なツールです。とりわけ、社内で複数の車を複数人で使用していく場合、スケジュールの予約や管理が必要になります。予約管理システムを導入していない現場では、書類を使用したアナログな申請・承認業務による余計な手間と時間が発生し、業務効率を下げる要因にもなりかねません。
今回は、予約の手順をより簡単に、且つオンラインで管理できる社用車予約システムをご紹介します。
▲社用車予約システム ログイン画面サンプル
オンライン予約システムで効率的にスケジュール管理
予約から車両手配までワンストップで使いやすく
主な機能は以下の3つです。
1. 社用車の予約
2. 予約の承認
3. 社用車手配
1. 社用車予約
・システムログイン後、申請した予約一覧と予約状況を確認
・プロジェクト名／予約日時／行先／使用理由／乗用人数などの情報を入力し、予約を申請
▲予約申請画面サンプル
2. 予約の承認
・申請が行われると、すぐに承認者（マネージャー）にメールで通知
・承認者はシステムログイン後、予約内容を確認して承認手続きを実行
▲承認確認画面サンプル
3. 社用車手配
・承認完了後、総務担当者へ通知メールが自動送信される
・総務担当者は予約内容を確認し、適切な社用車を手配
（ドライバー氏名・電話番号・ナンバープレート・アポイント時間などの情報をシステムへ登録）
・Googleマップ情報も登録できるため、ドライバーは事前に正確な目的地までの経路を把握し、適切な計画を立てられる
▲社用車手配画面サンプル
社用車予約の履歴データは、システムに保管され、月間の社用車利用データをシステムからExcelに出力することが可能です。また、各プロジェクトや部門のコストを計算して、経理部門への共有も容易に行うことができます。
▲社用車手配画面サンプル
社内業務を効率化する、社用車予約システム導入メリット
社用車予約システム導入は、以下のようなメリットが期待できます。
✔ 車使用者・総務／経理・ドライバー間での、円滑な情報共有を実現
✔ 申請用紙の紛失などの人的ミスを防止
✔ 申請用紙によるコスト、紙資源の削減
システム導入により、申請用紙が不要になることによるペーパーレス化および関係者へのタイムラグがないスピーディーな情報共有により業務効率向上に寄与します。
特に、会社内で複数台（10台以上）の社用車を複数人で共有しているような現場に最適です。
現場の声をもとに開発
条件にあわせたカスタマイズにも対応
元々は社内利用向けに自社開発したシステムでしたが、近年お客様から社用車管理に関するご相談が増えてきたことを背景に、パッケージ製品化に踏み切りました。実際に社用車管理を行っている総務や現場利用者の要望を反映してつくられたシステムなので、実用的で利便性が高いです。
コスト計算の項目や対応言語など、お客様にあわせた細かなカスタマイズにも対応しております。
※パッケージでの対応言語は英語
デモ版のご利用も随時受け付けておりますのでまずはお気軽にご相談ください。