【導入事例】電子文書管理システム『EZコントロール』
20万枚もの会計資料をペーパーレス化！業務効率改善に成功
20万枚もの会計資料をペーパーレス化！業務効率改善に成功
29/10/2024
サムライアジア編集部
タイでエアコンユニットの真鍮部品の製造を行うTOHO INDUSTRY (THAILAND) CO., LTD.（以下、東芳工業タイ）では、長年、経理部門における会計関連書類の管理に頭を悩ませていた。
過去5年間の会計書類だけで約20万枚もの書類があり、スペースを要するだけでなく、紛失の発生、文書整理に時間を要するなど紙データを用いたアナログ管理に限界を感じていた。
経理・会計文書の管理工程をシステムで一元化
それらを解決すべく、導入したのがアイコネクトが手掛けるEZコントロールシステムだ。 同システムは、電子化された文章を格納し、文書の保管・保存・活用・廃棄などの管理工程をシステム上で一元管理できる機能が特長である。
▲サマリーページ サンプル
PDF・Word・Excel・PowerPoint・画像など、様々な形式のファイルに対応し、年・月・カテゴリー別に文書を管理することができる。各文書カテゴリーは最大50のキーワードをサポートでき、検索キーの作成が可能だ。
さらに、OCR（光学文字認識）技術を使用してPDFファイルの名称変更を補助する機能も付帯している。
▲データ検索ページ サンプル
▲OCR技術によるファイル名称変更ページ サンプル
ペーパーレス化によって経理業務の効率化を実感
システム導入後、東芳工業タイの経理部門は大幅な業務効率改善に成功した。
Before（課題）
・膨大な紙資料保管によるスペース
・過去データの活用に時間と手間がかかる
・紙資料の紛失
After
・紙資料の保管場所が不要になり省スペース化を実現
・書類の検索が容易になり作業時間が大幅短縮
・膨大な紙資料保管によるスペース
・過去データの活用に時間と手間がかかる
・紙資料の紛失
・紙資料の保管場所が不要になり省スペース化を実現
・書類の検索が容易になり作業時間が大幅短縮
「EZコントロールシステムの導入で、必要な書類を素早く検索できるようになったので、会計業務における作業時間の短縮効果を感じています。紙資料の整理も不要になり、オフィススペースの有効活用にもつながっています。
今後は経理部門だけでなく、品質管理部門でのシステム導入も検討しています」（東芳工業タイ 青山HRマネージャー）
紙資料をデータ管理に切り替えることで得られるメリット
電子文書管理システム『EZコントロール』の導入によって以下のような効果が期待できる。
＜導入メリット＞
・ペーパーレス化によって省スペース、コスト削減に貢献
・データ検索機能により、文書を探す手間が省ける
・文書データの共有や、社内承認がスムーズになる
・セキュリティ強化によって内部統制がしやすくなる
顧客の要望にあわせたカスタマイズにも柔軟に対応できるのもアイコネクトの強みだ。希望者には導入前にシステムのデモ版試用も案内している。
▲東芳工業タイ スタッフとアイコネクト櫻井氏（右から2番目）
【取材協力】
東芳工業株式会社のタイ法人として、1995年にタイに進出したエアコン真鍮部品製造メーカー。ディストリビュータ・フレアナット・ユニオン・オリフィスなどのエアコンの真鍮部品や、ディストリビュータ・オリフィスの銅メッキ部品をタイで製造、販売している。
