タイでエアコンユニットの真鍮部品の製造を行うTOHO INDUSTRY (THAILAND) CO., LTD.(以下、東芳工業タイ)では、長年、経理部門における会計関連書類の管理に頭を悩ませていた。
過去5年間の会計書類だけで約20万枚もの書類があり、スペースを要するだけでなく、紛失の発生、文書整理に時間を要するなど紙データを用いたアナログ管理に限界を感じていた。
それらを解決すべく、導入したのがアイコネクトが手掛けるEZコントロールシステムだ。 同システムは、電子化された文章を格納し、文書の保管・保存・活用・廃棄などの管理工程をシステム上で一元管理できる機能が特長である。
PDF・Word・Excel・PowerPoint・画像など、様々な形式のファイルに対応し、年・月・カテゴリー別に文書を管理することができる。各文書カテゴリーは最大50のキーワードをサポートでき、検索キーの作成が可能だ。
さらに、OCR(光学文字認識)技術を使用してPDFファイルの名称変更を補助する機能も付帯している。
システム導入後、東芳工業タイの経理部門は大幅な業務効率改善に成功した。
「EZコントロールシステムの導入で、必要な書類を素早く検索できるようになったので、会計業務における作業時間の短縮効果を感じています。紙資料の整理も不要になり、オフィススペースの有効活用にもつながっています。
今後は経理部門だけでなく、品質管理部門でのシステム導入も検討しています」(東芳工業タイ 青山HRマネージャー)
電子文書管理システム『EZコントロール』の導入によって以下のような効果が期待できる。
<導入メリット>
・ペーパーレス化によって省スペース、コスト削減に貢献
・データ検索機能により、文書を探す手間が省ける
・文書データの共有や、社内承認がスムーズになる
・セキュリティ強化によって内部統制がしやすくなる
顧客の要望にあわせたカスタマイズにも柔軟に対応できるのもアイコネクトの強みだ。希望者には導入前にシステムのデモ版試用も案内している。
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