จากสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโคโรนาสายพันธุ์ใหม่ (COVID -19) ทำให้การดำเนินชีวิตประจำวันของผู้คนเปลี่ยนแปลงไปอย่างมาก รูปแบบการใช้ชีวิตและการดำเนินธุรกิจท่ามกลางสถานการณ์ดังกล่าวกลายเป็น "New Normal" อย่างแท้จริง ทั้งบริษัทและโรงงานต่างก็จำเป็นต้องดำเนินมาตรการต่าง ๆ เพื่อป้องกันการแพร่กระจายของเชื้อไวรัสโควิด-19 และลดความเสี่ยงในการติดเชื้อเป็นกลุ่มก้อนในหมู่พนักงาน

ตัวอย่างมาตรการที่ถูกนำมาใช้ เช่น
✓ การเว้นระยะห่างทางสังคม
✓ การลดจำนวนพนักงานที่เข้าไปทำงานในออฟฟิศ
✓การใช้ระบบการทำงานจากที่บ้าน (Work from home)

ซึ่งปัจจุบันก็ยังไม่สามารถคาดเดาสถานการณ์การแพร่ระบาดของ COVID-19 ได้ ทำให้เรายังต้องดำเนินมาตรการเหล่านี้อยู่อย่างต่อเนื่อง

สร้างสภาพแวดล้อมที่ช่วยให้พนักงานทำงานได้จากทุกที่ทุกเวลา

สำหรับการดำเนินธุรกิจท่ามกลางวิกฤติ COVID -19 นั้น การนำระบบไอทีเข้ามาใช้มีผลอย่างมากต่อการส่งเสริมให้พนักงานทำงานได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพไม่ว่าจะทำงานจากที่ใดก็ตาม เราเชื่อมั่นว่าการปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพโดยใช้ระบบไอทีที่รองรับการทำงานในยุค New Normal จะกลายเป็นสิ่งจำเป็นที่ขาดไม่ได้ในการดำเนินธุรกิจหลังจากจบวิกฤติโควิด-19 นี้

1.ระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Paperless solution)

เป็นเครื่องมือจัดการข้อมูลแบบออนไลน์ที่ใช้เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition/Reader, การรู้จำภาพ) เพื่ออ่านภาพตัวอักษรที่เขียนหรือพิมพ์ไว้ด้วยเครื่อง Image scanner และแปลงเป็นโค้ดตัวอักษรเพื่อเปลี่ยนเอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษให้เป็นข้อมูลดิจิทัล ซึ่งจะช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานเอกสารในสำนักงาน อาทิ ทำให้จัดการเอกสารได้ง่ายขึ้น ช่วยประหยัดพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร เป็นต้น

การใช้งานระบบบริหารจัดการเอกสารนี้ จะช่วยให้พนักงานและเจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องของบริษัทสามารถเข้าถึงเอกสารที่จำเป็นแบบออนไลน์ได้ทุกที่ทุกเวลา การอนุมัติเอกสารต่างๆ ก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายผ่านระบบบริหารจัดการเอกสารนี้ ซึ่งข้อมูลที่ถูกแปลงให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์นั้นจะได้รับการป้องกันความปลอดภัยระดับสูงสุดผ่านการเข้ารหัสข้อมูล การนำระบบไปใช้จึงมีประสิทธิผลสูงสำหรับบริษัทที่จำเป็นต้องบริหารจัดการเอกสารจำนวนมาก

2. Robotic Process Automation (RPA)

โซลูชันการทำงานอัตโนมัติด้วยการใช้หุ่นยนต์ เพื่อรองรับกระบวนการทำงานซ้ำๆ ของมนุษย์ การใช้ RPA จะช่วยให้ลดระยะเวลาการทำงานลง และทำงานได้ในปริมาณมากขึ้นด้วยจำนวนคนที่น้อยลง

3.Web Portal system (ระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลแบบออนไลน์)

ระบบ Web Portal ที่สามารถแบ่งปันและจัดการข้อมูลภายในองค์กร ตลอดจนข้อมูลของพนักงานได้ทางออนไลน์ทุกที่ ทุกเวลา โดยไม่จำกัดสถานที่ ยกตัวอย่าง เช่น

- ควบคุมการลงเวลาเข้า-ออกงานของพนักงาน
- แบ่งปันโปรแกรมการฝึกอบรม
- จองห้องประชุมและรถยนต์ที่ใช้ในองค์กร
- ดูข้อมูลสมาชิกและการบริหารจัดการโปรเจค

ระบบนี้ใช้งานได้สะดวกเพราะสามารถเข้าถึงและบริหารจัดการได้จากระยะไกล รวมทั้งแบ่งปันข้อมูลข้างต้นได้แบบออนไลน์

4.ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออก เหมาะกับการทำงานแบบ Work from home

ปัจจุบันการทำงานจากภายนอกออฟฟิศและการทำงานแบบ Work from home กลายเป็นรูปแบบการทำงานปกติไปแล้ว แต่หลายๆ บริษัทอาจจะยังมีปัญหาเรื่องการบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงานและชั่วโมงการทำงานที่ถูกต้องแม่นยำ การนำระบบนี้เข้ามาใช้ จะช่วยให้ฝ่ายบุคคลบริหารจัดการและทำรายงานเวลาเข้า-ออกงาน และสถานที่ทำงานของพนักงานได้ง่ายและไม่จำกัดสถานที่

บริษัทไอโคเน็กซ์เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาระบบไอทีและ Software solution เราพร้อมให้คำปรึกษาเกี่ยวกับปัญหาด้านการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน โดยสามารถแนะนำแพ็คเกจที่เหมาะสมกับธุรกิจของลูกค้า รวมทั้งปรับแต่งระบบตามที่ลูกค้าต้องการได้

สำหรับบทความต่อไป จะขอนำเสนอภาพรวมและตัวอย่างการใช้งาน ตลอดจนข้อดีของทั้ง 3 ระบบข้างต้น ที่จะช่วยสนับสนุนการเตรียมสภาพแวดล้อมการทำงานให้สอดคล้องกับยุค New Normal

หากคุณสนใจหรือต้องการคำปรึกษาด้านระบบที่เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน สามารถสอบถามเราได้โดยกรอกแบบฟอร์มด้านล่างนี้