ในบทความนี้ เราจะเจาะลึกเกี่ยวกับระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Paperless Solution) ซึ่งเป็นโซลูชั่นแรกในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานในยุค New Normal ท่ามกลางการแพร่ระบาดของ COVID-19

Designed by Freepik

เอกสารที่เป็นกระดาษ เช่น เอกสารการประชุม เอกสารสัญญา หรือใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่มีความสำคัญต่อองค์กร อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บและการทำงานโดยใช้กระดาษนั้น เมื่อมีปริมาณเพิ่มขึ้นหรือเวลาผ่านไป อาจทำให้เกิดปัญหาดังต่อไปนี้

- พื้นที่จัดเก็บไม่เพียงพอ
- ไม่พบเอกสารที่จำเป็นเมื่อต้องการใช้งาน
- เสียค่าใช้จ่ายและเวลาในการทำลายเอกสาร

ประหยัดพื้นที่ ค่าใช้จ่าย และเพิ่มประสิทธิการทำงานด้วยระบบ Paperless

เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าวข้างต้น บริษัท iCONEXT จึงได้พัฒนาระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นมา

คุณสมบัติและประโยชน์จากการใช้งานระบบการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- ประหยัดพื้นที่ เนื่องจากไม่ต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บ
- ลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อกระดาษและป้องกันการสูญหายของเอกสาร
- สำรองข้อมูลได้ในกรณีที่ระบบทำงานผิดพลาดหรือเกิดภัยธรรมชาติ
- สามารถค้นหาด้วยคำหลักและ Index ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ ทำให้ค้นหาเอกสารได้ทันทีที่ต้องการ
- ลบไฟล์ที่ไม่จำเป็นออกได้อย่างง่ายดาย จึงลดค่าใช้จ่ายสิ้นเปลืองและลดเวลาในการทำลายเอกสารได้
- บริหารจัดการระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารต่างๆ ได้อย่างแม่นยำ (มีการแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงเวลาทำลายเอกสารนั้นๆ)
- มีการเข้ารหัสข้อมูลภายในระบบเพื่อเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล
- ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับจากผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องด้วยการตั้งค่าสิทธิ์ของผู้ใช้
- สามารถเรียกดู แก้ไข และแบ่งปันเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ผ่านทางคอมพิวเตอร์โดยไม่จำกัดสถานที่ และยังรองรับการอนุมัติคำร้องต่างๆ ทางออนไลน์ได้อีกด้วย

▲ตัวอย่างหน้าจอของระบบ (สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วด้วยฟังก์ชันการค้นหา)

ไม่เพียงแค่ประโยชน์ดังกล่าวข้างต้น ระบบบริหารจัดการเอกสารนี้ ยังมีราคาที่เหมาะสมและคุ้มค่าต่อการลงทุนอีกด้วย

ลดเวลาและความผิดพลาดของมนุษย์ในการทำงานเอกสารด้วยการใช้เทคโนโลยี OCR

ระบบนี้ใช้เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition/Reader, การรู้จำภาพ) ซึ่งเป็นเทคโนโลยีการอ่านภาพตัวอักษรที่เขียนหรือพิมพ์ไว้ด้วยเครื่อง Image scanner และแปลงเป็นโค้ดตัวอักษร เพื่อเปลี่ยนเอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษให้เป็นข้อมูลดิจิทัล

การใช้เทคโนโลยี OCR ทำให้ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องป้อนหมายเลข PO และหมายเลขการจัดการเอกสารด้วยตัวเอง ทำให้สามารถป้องกันข้อผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล และง่ายต่อการค้นหาเมื่อต้องใช้งานอีกด้วย นอกจากนี้ยังสามารถแก้ไขระบบเพิ่มเติมเพื่อให้อ่านเอกสารที่เขียนด้วยลายมือ และปรับระบบให้รองรับการใช้งานหลากหลายภาษาได้ด้วย

ปัจจุบันเรามีลูกค้าที่เป็นบริษัทผู้ผลิตรถยนต์รายใหญ่ บริษัทขนส่งและโรงงานอุตสาหกรรมการผลิตนำระบบนี้ไปใช้งานและได้รับเสียงตอบรับที่ดีกลับมา เช่น ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานและปรับปรุงproductivity ให้ดีขึ้น เป็นต้น

นอกเหนือจากแพ็กเกจพื้นฐานของเราแล้ว บริษัทไอโคเน็กซ์ยังสามารถให้คำปรึกษาเพื่อปรับแต่งฟังก์ชันให้เหมาะกับการใช้งานของลูกค้าแต่ละรายได้อีกด้วย

หากคุณมีปัญหาด้านการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน หรือสนใจระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สามารถติดต่อสอบถามเราได้โดยกรอกแบบฟอร์ด้านล่างนี้