การยื่นขออนุมัติและการอนุมัติเป็นงานที่สำคัญในอุตสาหกรรมทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นการยื่นขออนุมัติการสั่งซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์ การยื่นของบภายในบริษัท การยื่นขออนุมัติเบี้ยเลี้ยงและค่าเดินทาง ตลอดจนการยื่นขออนุมัติวันลา เป็นต้น อย่างไรก็ตามในประเทศไทย ยังคงมีบริษัทจำนวนมากที่ใช้เอกสารในรูปแบบของกระดาษ รวมไปถึงใช้เวลาและขั้นตอนในการจัดทำเอกสารสำหรับยื่นขออนุมัติมากมาย ด้วยเหตุนี้บริษัท iCONEXT จึงขอแนะนำระบบ Workflow ที่สามารถกำจัด 'ความยุ่งยาก' ดังกล่าวได้ภายในระบบเดียว
“WOLF Approve” ระบบ Workflow ที่สามารถอนุมัติเอกสารแบบออนไลน์ได้
ข้อดีของระบบ Workflow “WOLF Approve”
ใช้งานได้ทันทีหลังการติดตั้ง โดยไม่ต้องพัฒนาระบบ
ใช้งานง่าย ไม่จำเป็นต้องมีทักษะด้าน IT หรือความรู้เฉพาะทาง
สามารถใช้กับอุปกรณ์ต่างๆ ได้ ทั้งบน PC, แท็บเล็ต และสมาร์ทโฟน มีแอปพลิเคชันที่สามารถรองรับได้ทั้งบนระบบ Android และ iOS
ใช้ระบบคลาวด์ที่ปลอดภัยของ Microsoft เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหลหรือสูญหาย
ฟังก์ชันที่สะดวกของระบบ Workflow จะช่วยให้ทำงานที่บ้านได้คล่องตัวมากยิ่งขึ้น
1. แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ที่หลากหลายและกำหนด Flow การอนุมัติเองได้
มีแบบฟอร์มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์พร้อมใช้งานที่มีความหลากหลายตามความต้องการ โดยผู้ใช้งานสามารถสร้างและปรับเปลี่ยนแบบฟอร์ม รวมถึงออกแบบขั้นตอนการอนุมัติเองได้
ตัวอย่างแบบฟอร์มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใบเสนอราคา (Quotation)
ใบสั่งซื้อ
แบบฟอร์มยื่นขอชำระเงิน
แบบฟอร์มขอสั่งซื้อ
แบบฟอร์มค่าใช้จ่าย
แบบฟอร์มยื่นขออนุมัติวันลา
แบบฟอร์มการทำงานล่วงเวลา
แบบฟอร์มจองรถภายในบริษัท
เอกสารการตรวจ COVID-19 ด้วยตัวเอง
▲ตัวอย่างแบบฟอร์มขอสั่งซื้อ
2. การตรวจสอบสถานะของงานเอกสาร
ค้นหาและตรวจสอบสถานะการขออนุมัติแต่ละรายการได้อย่างง่ายดาย อีกทั้งยังสามารถดาวน์โหลดข้อมูลเป็นไฟล์ Excel เพื่อนำไปสร้างรายงานและส่งให้ผู้บริหารได้อีกด้วย
▲ภาพตัวอย่างการตรวจสอบสถานะของงานเอกสาร
▲ภาพตัวอย่างการสร้างรายงานโดยใช้ข้อมูล Excel
3. กำหนดตัวแทนผู้อนุมัติแทนได้
สามารถมอบหมายงานอนุมัติให้บุคคลอื่นทำหน้าที่แทนได้ในระหว่างที่ผู้อนุมัติไม่สะดวกดำเนินการ ซึ่งจะช่วยป้องกันความล่าช้าของการดำเนินงานที่เกิดจากการรอการอนุมัติได้
4. การอนุมัติและแจ้งเตือนผ่านมือถือ
สามารถตั้งค่าแอปพลิเคชันในมือถือให้แจ้งเตือนคำขออนุมัติได้ เมื่อผู้อนุมัติเห็นการแจ้งเตือนก็สามารถเข้าไปตรวจสอบการยื่นขออนุมัติบนแอปพลิเคชันและกดปุ่มเพื่อดำเนินการตามขั้นตอนเท่านั้น ก็เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอนการอนุมัติ แค่เพียงผู้ใช้งานมีสมาร์ทโฟนก็สามารถทำการอนุมัติจากที่ไหนก็ได้ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น อีกทั้งยังสามารถตั้งค่าแจ้งเตือนการอนุมัติไปยังผู้ที่ยื่นขอผ่านทางสมาร์ทโฟนหรืออีเมลได้อีกด้วย
▲ตัวอย่างการใช้งานผ่านแอปพลิเคชันในสมาร์ทโฟน
ระบบ Workflow ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
✓ ลดเวลาและความยุ่งยากในการทำงานด้านการยื่นขออนุมัติและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
✓ สามารถย่นระยะเวลาอนุมัติใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อได้ จึงช่วยเพิ่มความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจ
✓ ลดค่าใช้จ่ายด้านเอกสารเนื่องจากเป็นการทำงานแบบไร้กระดาษ
✓เพิ่มความสะดวกในการทำงานทางไกล (Remote Working) ด้วยการอนุมัติเอกสารผ่านออนไลน์
✓ ราคาเหมาะสม ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
ตัวอย่างการใช้งานตามแผนกต่างๆ
ด้านบัญชี: การขออนุมัติเบิกค่าใช้จ่าย ค่าเดินทาง และงบประมาณ
ด้านการจัดซื้อ: การจัดทำใบขอซื้อและใบสั่งซื้อ
ด้านการควบคุมคุณภาพ: การจัดการเอกสารและการตรวจสอบภายใน (Internal Audit)
ด้าน IT: การยื่นขอบริการด้านไอที งาน Helpdesk และการตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการ
ด้านงานธุรการ: การจองรถบริษัท และการยื่นขอบริการต่างๆ
ด้านทรัพยากรบุคคล: การยื่นขออนุมัติวันลา การขอทำงานล่วงเวลาและเบิกสวัสดิการต่างๆ