โซลูชันที่ 4 ระบบ Workflow ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานช่วงยุค New Normal ท่ามกลางการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส COVID-19
08/06/2022
iCONEXT CO., LTD.
การยื่นขออนุมัติและการอนุมัติเป็นงานที่สำคัญในอุตสาหกรรมทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นการยื่นขออนุมัติการสั่งซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์ การยื่นของบภายในบริษัท การยื่นขออนุมัติเบี้ยเลี้ยงและค่าเดินทาง ตลอดจนการยื่นขออนุมัติวันลา เป็นต้น อย่างไรก็ตามในประเทศไทย ยังคงมีบริษัทจำนวนมากที่ใช้เอกสารในรูปแบบของกระดาษ รวมไปถึงใช้เวลาและขั้นตอนในการจัดทำเอกสารสำหรับยื่นขออนุมัติมากมาย ด้วยเหตุนี้บริษัท iCONEXT จึงขอแนะนำระบบ Workflow ที่สามารถกำจัด 'ความยุ่งยาก' ดังกล่าวได้ภายในระบบเดียว
“WOLF Approve” ระบบ Workflow ที่สามารถอนุมัติเอกสารแบบออนไลน์ได้
WOLF Approve เป็นระบบ Workflow ที่พัฒนาขึ้นมาภายใต้แนวคิดการทำงานแบบไร้กระดาษ โดยระบบดังกล่าวเป็นแพ็คเกจที่สามารถใช้งานได้ทันทีหลังการติดตั้งโดยไม่ต้องพัฒนาระบบ ดังนั้นจึงถือเป็นโซลูชันเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสำหรับลูกค้าที่ไม่เคยใช้งานระบบภายในองค์กรมาก่อน
ข้อดีของระบบ Workflow “WOLF Approve”
- ใช้งานได้ทันทีหลังการติดตั้ง โดยไม่ต้องพัฒนาระบบ
- ใช้งานง่าย ไม่จำเป็นต้องมีทักษะด้าน IT หรือความรู้เฉพาะทาง
- สามารถใช้กับอุปกรณ์ต่างๆ ได้ ทั้งบน PC, แท็บเล็ต และสมาร์ทโฟน มีแอปพลิเคชันที่สามารถรองรับได้ทั้งบนระบบ Android และ iOS
- ใช้ระบบคลาวด์ที่ปลอดภัยของ Microsoft เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหลหรือสูญหาย
ฟังก์ชันที่สะดวกของระบบ Workflow จะช่วยให้ทำงานที่บ้านได้คล่องตัวมากยิ่งขึ้น
1. แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ที่หลากหลายและกำหนด Flow การอนุมัติเองได้
มีแบบฟอร์มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์พร้อมใช้งานที่มีความหลากหลายตามความต้องการ โดยผู้ใช้งานสามารถสร้างและปรับเปลี่ยนแบบฟอร์ม รวมถึงออกแบบขั้นตอนการอนุมัติเองได้
ตัวอย่างแบบฟอร์มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- ใบเสนอราคา (Quotation)
- ใบสั่งซื้อ
- แบบฟอร์มยื่นขอชำระเงิน
- แบบฟอร์มขอสั่งซื้อ
- แบบฟอร์มค่าใช้จ่าย
- แบบฟอร์มยื่นขออนุมัติวันลา
- แบบฟอร์มการทำงานล่วงเวลา
- แบบฟอร์มจองรถภายในบริษัท
- เอกสารการตรวจ COVID-19 ด้วยตัวเอง
▲ตัวอย่างแบบฟอร์มขอสั่งซื้อ
2. การตรวจสอบสถานะของงานเอกสาร
ค้นหาและตรวจสอบสถานะการขออนุมัติแต่ละรายการได้อย่างง่ายดาย อีกทั้งยังสามารถดาวน์โหลดข้อมูลเป็นไฟล์ Excel เพื่อนำไปสร้างรายงานและส่งให้ผู้บริหารได้อีกด้วย
▲ภาพตัวอย่างการตรวจสอบสถานะของงานเอกสาร
▲ภาพตัวอย่างการสร้างรายงานโดยใช้ข้อมูล Excel
3. กำหนดตัวแทนผู้อนุมัติแทนได้
สามารถมอบหมายงานอนุมัติให้บุคคลอื่นทำหน้าที่แทนได้ในระหว่างที่ผู้อนุมัติไม่สะดวกดำเนินการ ซึ่งจะช่วยป้องกันความล่าช้าของการดำเนินงานที่เกิดจากการรอการอนุมัติได้
4. การอนุมัติและแจ้งเตือนผ่านมือถือ
สามารถตั้งค่าแอปพลิเคชันในมือถือให้แจ้งเตือนคำขออนุมัติได้ เมื่อผู้อนุมัติเห็นการแจ้งเตือนก็สามารถเข้าไปตรวจสอบการยื่นขออนุมัติบนแอปพลิเคชันและกดปุ่มเพื่อดำเนินการตามขั้นตอนเท่านั้น ก็เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอนการอนุมัติ แค่เพียงผู้ใช้งานมีสมาร์ทโฟนก็สามารถทำการอนุมัติจากที่ไหนก็ได้ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น อีกทั้งยังสามารถตั้งค่าแจ้งเตือนการอนุมัติไปยังผู้ที่ยื่นขอผ่านทางสมาร์ทโฟนหรืออีเมลได้อีกด้วย
▲ตัวอย่างการใช้งานผ่านแอปพลิเคชันในสมาร์ทโฟน
ระบบ Workflow ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้งาน WOLF Approve
✓ ลดเวลาและความยุ่งยากในการทำงานด้านการยื่นขออนุมัติและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
✓ สามารถย่นระยะเวลาอนุมัติใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อได้ จึงช่วยเพิ่มความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจ
✓ ลดค่าใช้จ่ายด้านเอกสารเนื่องจากเป็นการทำงานแบบไร้กระดาษ
✓เพิ่มความสะดวกในการทำงานทางไกล (Remote Working) ด้วยการอนุมัติเอกสารผ่านออนไลน์
✓ ราคาเหมาะสม ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
ตัวอย่างการใช้งานตามแผนกต่างๆ
- ด้านบัญชี: การขออนุมัติเบิกค่าใช้จ่าย ค่าเดินทาง และงบประมาณ
- ด้านการจัดซื้อ: การจัดทำใบขอซื้อและใบสั่งซื้อ
- ด้านการควบคุมคุณภาพ: การจัดการเอกสารและการตรวจสอบภายใน (Internal Audit)
- ด้าน IT: การยื่นขอบริการด้านไอที งาน Helpdesk และการตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการ
- ด้านงานธุรการ: การจองรถบริษัท และการยื่นขอบริการต่างๆ
- ด้านทรัพยากรบุคคล: การยื่นขออนุมัติวันลา การขอทำงานล่วงเวลาและเบิกสวัสดิการต่างๆ
หากคุณกำลังมีปัญหาเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน หรือสนใจระบบ Workflow ตลอดจนต้องการให้เราสาธิตการใช้งานระบบ สามารถติดต่อสอบถามเราได้โดยกรอกแบบฟอร์มด้านล่างนี้
Please Wait
