ในการทำงานแผนกบัญชีเป็นเรื่องยากที่จะส่งเสริมให้เกิดการเปลี่ยนแปลงด้านดิจิทัลขนาดใหญ่เนื่องจากจะต้องจัดการด้านการเงินและข้อมูลส่วนบุคลล ในบทความนี้ขอแนะนำระบบอัตโนมัติสำหรับงานบัญชีโดยใช้ RPA (Robotic Process Automation)
ในบทความนี้ เราจะแนะนำ 5 ตัวอย่างการใช้ RPA ในแผนกบัญชี
งานบัญชีทำงานร่วมกับ RPA ได้อย่างดี ทำให้สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ง่าย
กล่าวได้ว่า RPA และงานบัญชีสามารถเข้ากันได้เป็นอย่างดี โดยงานเหล่านี้มีลักษณะเฉพาะและปัญหาต่างๆ เช่น
・มีงานประจำมากมายที่ทำซ้ำในขั้นตอนเดิม
・เกิดความผิดพลาดของมนุษย์ (Human error) เนื่องจากความเหนื่อยล้าของพนักงานและสมาธิที่ลดลง
สิ่งนี้เองตรงกับความสามารถของ RPA
ตัวอย่างการใช้ RPA ในแผนกบัญชี | 5 รูปแบบ
ขอแนะนำตัวอย่างการใช้ RPA ที่ประสบผลสำเร็จอย่างมาก
1. การตรวจสอบรายละเอียดใบแจ้งหนี้ ทำให้งานตรวจสอบรายละเอียดในใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ทำได้โดยอัตโนมัติ จากเดิมที่เจ้าหน้าที่บัญชีตรวจสอบเอกสารทีละใบด้วยสายตา เมื่อนำ RPA เข้ามาใช้ เพียงสแกนใบแจ้งหนี้และแปลงเอกสารเป็นไฟล์ PDF ก็จะสามารถอ่านข้อมูลต่างๆ ได้ เช่น รายละเอียดการสั่งซื้อ ราคาต่อหน่วย ปริมาณ และจำนวนเงินทั้งหมด โดยใช้เทคโนโลยี OCR (การรู้จำภาพ)
ลักษณะการเปรียบเทียบใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติด้วยกระบวนการหุ่นยนต์
เดิม | ตรวจสอบด้วยสายตา ทำให้ใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาด
ปัจจุบัน | ใช้เวลาประมาณ 5 วินาที ต่อ 1 ใบแจ้งหนี้ก็ตรวจสอบได้เรียบร้อย
2. การบันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้
ทำให้งานบันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้ในระบบ ERP และระบบบัญชีทำได้โดยอัตโนมัติ ส่งผลให้ลดเวลาการทำงานลงได้มาก และสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องมากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้อัตโนมัติจากข้อมูลที่บันทึกไว้
เดิม | ใช้เวลา 17 นาทีต่อครั้ง (บันทึกโดยผู้รับผิดชอบ)
ปัจจุบัน | ใช้เวลา 5 นาทีต่อครั้ง (บันทึกโดยหุ่นยนต์)
3. ป้อนข้อมูลสลิปลงในโปรแกรมบัญชี
บันทึกข้อมูลสมุดรายวันไปยังซอฟต์แวร์บัญชีอัตโนมัติ หุ่นยนต์ RPA จะนำเข้าข้อมูลไปยังซอฟต์แวร์บัญชีให้อัตโนมัติ พร้อมทั้งทำรายการสมุดรายวันให้อัตโนมัติโดยเชื่อมโยงกับหัวข้อบัญชีและประเภทของภาษี
เดิม | คัดลอกและวางข้อมูลจากใบแจ้งยอดบัญชีที่เป็นไฟล์ Excel ส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดในการทำงาน
ปัจจุบัน | นำเข้าข้อมูลบัญชีรายวันไปยังซอฟต์แวร์บัญชีโดยอัตโนมัติ
4. ตรวจสอบสถานะของการชำระเงินกู้และบัตรเครดิต
เป็นโซลูชันที่เป็นประโยชน์สำหรับบริษัทประกันและบริษัทสินเชื่อ โดยสามารถตรวจสอบจำนวนเงินที่ต้องชำระเป็นงวดและสถานะการเรียกเก็บเงินของลูกหนี้โดยอัตโนมัติ หุ่นยนต์ RPA จะดึงใบแจ้งยอดธนาคารจากเว็บไซต์ของธนาคารอัตโนมัติ และค้นหาลูกค้าที่ไม่ได้ชำระเงินตามกำหนด
เดิม | ผู้รับผิดชอบตรวจสอบแต่ละรายการตามข้อมูลธุรกรรมของธนาคาร
ปัจจุบัน | ค้นหาและแสดงรายชื่อลูกค้าที่ค้างชำระให้อัตโนมัติ
5. ตรวจเทียบข้อมูลในเอกสารกับข้อมูลในระบบ
บันทึกข้อมูลที่อ่านจากใบสั่งซื้อลงระบบที่ใช้ภายในบริษัท พร้อมทั้งส่งข้อความแสดงข้อผิดพลาดหากไม่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้
เดิม | ป้อนข้อมูลด้วยตนเองเข้าสู่ระบบ โดยดูจากใบสั่งซื้อหลากหลายรูปแบบ
ปัจจุบัน | บันทึกรายละเอียดในใบสั่งซื้อให้อัตโนมัติ และแจ้งเตือนในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด
มาจัดสรรทรัพยากรบุคคลให้กับงานที่มีประสิทธิผลสูงกันดีกว่า
iCONEXT พัฒนาระบบหุ่นยนต์ที่เชี่ยวชาญในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานภายในสำนักงาน เราใช้ "UiPath" ที่มีชื่อเสียงระดับโลกเป็นเครื่องมือ RPA และสร้างผลงานไว้มากมาย
ข้อดีของหุ่นยนต์
◎ ลดเวลาทำงานลงได้อย่างมาก
◎ มีความแม่นยำสูง (ไม่เกิดข้อผิดพลาด)
◎ สามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง 365 วันต่อปีโดยไม่รู้สึกเหนื่อย
ให้เราช่วยสร้างสภาวะแวดล้อมเพื่อให้คุณโฟกัสกับงานที่สร้างสรรค์ และงานที่สำคัญต่อธุรกิจของคุณ ด้วยการปรับเปลี่ยนงานประจำที่ต้องทำซ้ำๆ ให้เป็นงานอัตโนมัติ