TOHO INDUSTRY (THAILAND) CO., LTD. (ต่อไปนี้จะเรียกว่า TOHO) เป็นผู้ผลิตชิ้นส่วนทองเหลืองสำหรับเครื่องปรับอากาศในประเทศไทย ซึ่งปัจจุบันทางบริษัทกำลังประสบปัญหาเกี่ยวกับการจัดการเอกสารทางบัญชีมายาวนานหลายปี โดยมีเอกสารบัญชีประมาณ 200,000 ฉบับในช่วง 5 ปีที่ผ่านมา ซึ่งนอกจากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บแล้วยังต้องใช้เวลาในการจัดระเบียบเอกสารอีกด้วย
รวมกระบวนการจัดการเอกสารทางบัญชีอย่างเป็นระบบ
เพื่อแก้ไขปัญหาข้างต้น ทางบริษัทจึงได้นำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ "EZ Control" ที่พัฒนาโดยบริษัท iCONEXT เข้ามาใช้งาน จุดเด่นของระบบนี้คือฟังก์ชันที่สามารถจัดเก็บเอกสารที่แปลงเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และมีกระบวนการจัดการเอกสาร เช่น การจัดเก็บ การนำเอกสารไปใช้งาน การทำลายเอกสาร ซึ่งรวมศูนย์จัดการไว้ภายในระบบเดียว
▲ ตัวอย่างหน้าจอ Summary
ระบบสามารถรองรับไฟล์ในรูปแบบต่างๆ เช่น PDF, Word, Excel, PowerPoint และรูปภาพ ตลอดจนสามารถจัดการเอกสารตามปี เดือนและประเภทของเอกสารได้ เอกสารแต่ละประเภทสามารถรองรับคำค้นหาได้สูงสุด 50 คำและสามารถสร้างคีย์เวิร์ดสำหรับค้นหาได้ นอกจากนี้ ยังมาพร้อมกับฟังก์ชันที่ใช้เทคโนโลยี OCR (การรู้จำภาพ) เพื่อช่วยในการเปลี่ยนชื่อไฟล์ PDF ได้อีกด้วย
▲ ตัวอย่างหน้าจอสำหรับค้นหาข้อมูล
▲ ตัวอย่างหน้าจอสำหรับการเปลี่ยนชื่อไฟล์โดยใช้เทคโนโลยี OCR
รับรู้ถึงประสิทธิภาพของงานบัญชีแบบไร้กระดาษ
หลังจากได้นำระบบนี้เข้ามาใช้งาน ทำให้แผนกบัญชีของบริษัท TOHO ประสบความสำเร็จในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเป็นอย่างมาก
・ ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมาก
・ใช้เวลาและยุ่งยากในการนำข้อมูลในอดีตมาใช้
・ เกิดการสูญหายของเอกสารที่เป็นกระดาษ
・ประหยัดพื้นที่เพราะไม่จำเป็นต้องเสียพื้นที่จัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ
・ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น ลดเวลาทำงานลงอย่างมาก
“ด้วยการใช้งานระบบ EZ Control ทำให้ตอนนี้เราสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ส่งผลให้ลดเวลาในการทำงานบัญชีลงได้อย่างมาก และไม่ต้องจัดระเบียบเอกสารที่เป็นกระดาษอีกต่อไป จึงทำให้ใช้พื้นที่การทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หลังจากนี้นอกจากการใช้ระบบ EZ Control ที่แผนกบัญชีแล้ว เราก็กำลังพิจารณานำระบบนี้มาใช้ในแผนกควบคุมคุณภาพด้วย” คุณ Aoyama ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล บริษัท TOHO INDUSTRY (THAILAND) CO., LTD. กล่าว
ข้อดีของการเปลี่ยนจากการใช้กระดาษมาเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
การนำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EZ Control เข้ามาใช้งานก่อให้เกิดประสิทธิผลดังนี้
ข้อดีในการใช้ระบบ
・ช่วยประหยัดพื้นที่และลดต้นทุนด้วยการเลิกใช้กระดาษ
・มีฟังก์ชันค้นหาข้อมูล ลดความยุ่งยากในการค้นหาเอกสาร
・แชร์ข้อมูลเอกสารและทำการอนุมัติภายในบริษัทได้อย่างราบรื่น
・ควบคุมเอกสารภายในบริษัทได้ง่ายด้วยการเพิ่มมาตรการรักษาความปลอดภัย
บริษัท iCONEXT มีความเชี่ยวชาญในการปรับแต่งระบบอย่างยืดหยุ่นเพื่อให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า สำหรับผู้ที่สนใจสามารถติดต่อบริษัท iCONEXT เพื่อทดลองใช้งานระบบก่อนการติดตั้งได้
▲ พนักงานจาก TOHO INDUSTRY (THAILAND) และคุณ Sakurai จาก iCONEXT (คนที่สองจากด้านขวา)
【ได้รับความร่วมมือในการสัมภาษณ์】
ผู้ผลิตชิ้นส่วนทองเหลืองเครื่องปรับอากาศที่เข้ามาดำเนินธุรกิจในประเทศไทยในปี พ.ศ. 2538 โดยเป็นบริษัทในเครือของ Toho Kogyo Co., Ltd. ผู้ผลิตและจำหน่ายชิ้นส่วนทองเหลืองสำหรับเครื่องปรับอากาศ เช่น ข้อต่อยูเนี่ยน ออริฟิส และชิ้นส่วนเคลือบทองแดง ที่พร้อมจำหน่ายในประเทศไทย
