เมื่อเดือนมิถุนายน 2565 บริษัท iCONEXT เริ่มให้บริการ WOLF Approve ระบบWorkflow ที่ทำให้ยื่นขออนุมัติและทำการอนุมัติแบบออนไลน์ได้ ในครั้งนี้ ขอแนะนำ“WOLF ISO” ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ โดยเพิ่มฟังก์ชันการจัดการมาตรฐาน ISO ในระบบ WOLF Approve
ISO เป็นตัวย่อขององค์การระหว่างประเทศเพื่อดูแลจัดการด้านมาตรฐาน (International Organization for Standardization) โดยกำหนดมาตรฐานสากลสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการให้มีคุณภาพเดียวกันทั่วโลก และมาตรฐานที่ ISO กำหนดขึ้นเรียกว่า "มาตรฐาน ISO" โดยมาตรฐานนี้เป็นมาตรฐานสากลสำหรับผลิตภัณฑ์และระบบบริหารจัดการ บริษัทที่ได้รับมาตรฐานดังกล่าวจะได้รับความไว้วางใจในด้านคุณภาพของผลิตภัณฑ์และบริการ ตลอดจนมีความน่าเชื่อถือมากขึ้นเมื่อดำเนินธุรกิจในตลาดต่างประเทศ
อย่างไรก็ตาม การได้รับและรักษามาตรฐาน ISO ต่อไปไม่ใช่เรื่องง่าย เนื่องจากต้องมีการจัดการเอกสารและงานธุรการที่ละเอียดและซับซ้อน เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ WOLF ISO ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับรักษาและบริหารจัดการมาตรฐาน ISO จึงถูกพัฒนาขึ้นเพื่อใช้ร่วมกับระบบ WOLF Approve
เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีปัญหาดังต่อไปนี้
"ต้องการเลิกใช้เอกสาร ISO ที่เป็นกระดาษ..."
"กังวลว่าเอกสารที่พนักงานใช้อยู่เป็นเวอร์ชันล่าสุดหรือไม่..."
คุณสมบัติของระบบจัดการเอกสาร ISO "WOLF ISO" มีดังต่อไปนี้
1) ระบบทำงานบนคลาวด์
การจัดเก็บข้อมูล การควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร การสร้างเอกสาร ISO รวมถึงการอนุมัติและการตรวจสอบภายใน สามารถดำเนินการได้อย่างง่ายดายบนคลาวด์ ไม่จำเป็นต้องติดตั้งระบบในสำนักงาน ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงได้อย่างปลอดภัยจากทุกที่เพียงแค่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต
2) การจัดการเอกสารตามมาตรฐาน ISO
มีฟังก์ชันการจัดการเอกสารที่สอดคล้องกับข้อกำหนดการจัดการเอกสาร ISO9001 โดยเงื่อนไขที่ถูกกำหนดไว้ในระบบมีดังต่อไปนี้
・เอกสารที่เก็บไว้ในระบบจะต้องได้รับการอนุมัติก่อนเผยแพร่
・เอกสารที่ใช้ต้องเป็นเวอร์ชันล่าสุด
・สามารถตรวจสอบประวัติการเปลี่ยนแปลงของเอกสารได้
・สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารที่เผยแพร่ได้
เป็นต้น
นอกจากนี้ยังสามารถค้นหาเอกสารที่เผยแพร่ในระบบและดูเอกสารเวอร์ชันเก่าได้อีกด้วย สำหรับการสร้างเอกสารใหม่สามารถทำได้ง่ายตามขั้นตอนการอนุมัติเอกสารแต่ละฉบับ
3) ฟังก์ชันตรวจสอบภายใน
บริษัทที่ได้รับมาตรฐาน ISO จะต้องผ่านการตรวจสอบจากภายนอกเป็นระยะโดยหน่วยงานซึ่งเป็นบุคคลที่สาม รวมถึงดำเนินการตรวจสอบภายในบริษัทเองด้วย ระบบ WOLF ISO มีฟังก์ชันสำหรับตรวจสอบภายในดังต่อไปนี้
・สร้างแผนการตรวจสอบภายใน
・ผู้ตรวจสอบภายในระบุหัวข้อการตรวจสอบในระบบและสร้างรายการตรวจสอบ
・ออกรายงานการตรวจสอบภายใน
4) รายงานความไม่สอดคล้องและการดำเนินการแก้ไข
หากมีความไม่สอดคล้อง (Nonconformity) กับข้อกำหนดที่ระบุโดยมาตรฐาน ISO จำเป็นต้องกำหนดมาตรการรับมือความไม่สอดคล้องกับข้อกำหนดและมาตรการป้องกันการเกิดซ้ำ ซึ่งระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานรายงานความไม่สอดคล้องด้วยวิธีดังต่อไปนี้
① หากผู้ตรวจสอบภายในพบว่าพนักงานไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนที่ระบุไว้ในเอกสารมาตรฐาน ISO ผู้ตรวจสอบภายในจะสร้างคำขอดำเนินการแก้ไข (CAR: Corrective Action Request) ในระบบ
② หากพบเหตุการณ์ เช่น พนักงานไม่สวมหมวกนิรภัยในสถานที่ทำงาน ผู้ใช้ระบบจะสร้างคำร้องขอดำเนินการแก้ไขและส่งไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
วัตถุประสงค์ของการสร้างคำขอดำเนินการแก้ไขไม่เพียงแค่ขอให้แก้ไขเท่านั้น แต่ยังต้องชี้แจงสาเหตุที่แท้จริงและกำจัดสาเหตุเหล่านั้นด้วย ผู้ใช้งานสามารถสร้างคำขอดำเนินการแก้ไขในระบบตามกระบวนการแจ้งความไม่สอดคล้องกับข้อกำหนดและขอให้ดำเนินการแก้ไข แล้วขออนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายจัดการคุณภาพ (QMR) หลังจากนั้นผู้จัดการ (Manager) จะระบุมาตรการแก้ไข บันทึกผล และขออนุมัติคำร้องขอดำเนินการแก้ไขจากผู้จัดการฝ่ายจัดการคุณภาพให้พิจารณาอนุมัติในขั้นตอนสุดท้าย
・สามารถใช้งานได้ทันทีหลังการติดตั้ง โดยไม่จำเป็นต้องพัฒนาระบบ
・ใช้งานง่าย ไม่จำเป็นต้องมีทักษะด้านไอที
・สามารถใช้งานบนอุปกรณ์ต่างๆ (PC/แท็บเล็ต/สมาร์ทโฟน) และบันทึกผลการตรวจสอบภายในบนแอปพลิเคชัน WOLF Approve ที่ติดตั้งบนสมาร์ทโฟนได้
・ใช้ระบบคลาวด์ที่ปลอดภัยของ Microsoft เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหลและสูญหาย
・ส่งเสริมการทำงานแบบไร้กระดาษ
・มีส่วนช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน โดยลดเวลาการทำงานได้
สำหรับผู้ที่สนใจสามารถซื้อซอฟต์แวร์ได้ทั้งแบบสมัครสมาชิก (Subscription) และแบบติดตั้งระบบที่องค์กรของคุณ (On-premise) ระบบนี้รองรับภาษาอังกฤษและภาษาไทย เป็นระบบที่ใช้งานง่ายและสามารถใช้ได้ทันทีหลังติดตั้ง
นอกจากนี้ยังมีบริการอบรมวิธีการใช้งานให้กับพนักงาน ณ สถานที่ทำงาน และมีเวอร์ชันทดลองใช้ที่เหมาะกับเงื่อนไขของแต่ละบริษัทอีกด้วย
Please Wait
