เราได้สัมภาษณ์คุณฮามาบาตะ กรรมการผู้จัดการบริษัท Tsuchiyoshi Matec (Thailand) ซึ่งใช้บริการติดตั้งแพลตฟอร์มการทำงาน "kintone" จาก Material Automation (Thailand) (ต่อไปนี้จะเรียกว่า MAT) และประสบความสำเร็จในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจอย่างยอดเยี่ยม

■ แนะนำบริษัท Tsuchiyoshi Matec (Thailand)

นับตั้งแต่ก่อตั้งในปี 1950 บริษัท Tsuchiyoshi Matec ซึ่งเป็นบริษัทแม่ในญี่ปุ่น ได้มีส่วนช่วยเหลือในการแก้ปัญหาของลูกค้ามากมายในฐานะที่ปรึกษาในอุตสาหกรรมโรงหล่อ ต่อมาในปี 2009 เราได้ก่อตั้งสาขาย่อยในประเทศไทยและเริ่มจำหน่ายเครื่องมือและอุปกรณ์ เช่น วัสดุเสริมสำหรับการหล่อ อุปกรณ์การผลิต และเครื่องมือตรวจสอบ เป็นต้น ซึ่งเรามีแผนที่จะขยายธุรกิจไปทั่วประเทศญี่ปุ่นและต่างประเทศด้วยการทำข้อเสนอโดยใช้ความรู้และประสบการณ์ที่สั่งสมมาหลายปี

ด้วยการติดตั้ง "kintone" การจัดการภายในองค์กรจึงมีประสิทธิภาพมากขึ้น

บรรณาธิการ:
เหตุผลในการเลือกใช้ kintone คืออะไร ?

คุณฮามาบาตะ:
เหตุผลในการเลือกใช้ kintone ก็คือ เพื่อจัดระบบการสื่อสารกับสำนักงานใหญ่ของญี่ปุ่น ซึ่งปกติแล้วจะทำโดยพนักงานชาวญี่ปุ่นเท่านั้น และถ่ายทอดให้พนักงานชาวไทยภายหลัง แต่การจัดระบบเช่นนี้ เราคิดว่าจะช่วยให้สามารถมองเห็นภาพรวมงานของผู้จัดการและพนักงานชาวไทยและสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้

โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของ
① สถานะการสั่งซื้อ (ขั้นตอนการนำเข้า)
② สินค้าคงคลัง
③ การบัญชีต้นทุน
④ การชำระเงิน

จากเรื่องดังกล่าว ผมต้องการเปลี่ยนแปลงการจัดการงานผ่านอีเมลและ Excel ให้เป็นการดำเนินงานที่ใช้ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลบนคลาวด์

บรรณาธิการ:
ดูเหมือนว่าคุณจะมีเป้าหมายที่ชัดเจนตั้งแต่ต้น แล้วการปรับใช้งานครั้งแรกเป็นไปอย่างราบรื่นหรือไม่?

คุณฮามาบาตะ:
เราจำเป็นต้องใช้เวลาในการพิจารณาข้อกำหนดและเตรียมข้อมูล แต่ MAT สามารถดำเนินการติดตั้งไปพร้อมๆ กันได้ ทำให้สามารถทำเวลาได้ใกล้เคียงกับที่กำหนดไว้แต่แรก ผมพอใจมากกับบริการติดตั้งของ MAT

บรรณาธิการ:
ได้ยินมาว่าเป้าหมายของคุณคือ "การถ่ายทอดงานและการทำให้เห็นงานในภาพรวมให้กับพนักงานชาวไทย" รวมไปถึง "การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน" ด้วย เราจึงอยากทราบว่าภายหลังจากใช้งานสามารถบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้มากน้อยเพียงใด ?

คุณฮามาบาตะ:
ผมคิดว่าผมเกือบจะบรรลุเป้าหมายแล้ว โดยเฉพาะการควบคุมการนำเข้านั้นมีประสิทธิภาพมาก โดยในขั้นต้นเราได้สร้างระบบโดยคำนึงถึงการจัดการสินค้าคงคลัง แต่เรารู้สึกว่าการตรวจสอบรายการการจัดการก็มีความจำเป็นเช่นกันและอาจจะเป็นปัญหาได้ในอนาคต เราจึงกำลังพิจารณาที่จะขยายระบบ ไปพร้อมๆกับการเชื่อมระบบบัญชีสำหรับข้อมูลการขาย

ข้อดีและข้อเสียของ "kintone"

บรรณาธิการ:
คิดว่าข้อดีของการใช้งาน kintone คืออะไร ?

คุณฮามาบาตะ:
การใช้งาน kintone ทำให้จำนวนอีเมลที่ต้องสื่อสารกับหัวหน้าชาวญี่ปุ่นลดลงและการโต้ตอบระหว่างคนญี่ปุ่นที่ประเทศไทยและประเทศญี่ปุ่นก็เกิดขึ้นเฉพาะกับงานที่เกิดความผิดปกติเท่านั้น นอกจากนี้ ข้อมูล Excel ที่ปกติแล้วจะจัดการแยกกันระหว่างประเทศญี่ปุ่นและประเทศไทย ซึ่งทำให้มีช่องว่างและความคลาดเคลื่อนของข้อมูล แต่ปัญหานี้ก็ถูกกำจัดไปด้วยการใช้ kintone อีกทั้งสถานะของแต่ละงานก็สามารถเข้าใจได้ง่าย ผมคิดว่าผลิตภาพของธุรกิจทั้งหมดได้รับการปรับปรุงอย่างมาก

บรรณาธิการ:
คิดเห็นยังไงกับเรื่องค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ?

คุณฮามาบาตะ:
หากไม่รวมค่าติดตั้งแรกเข้า เรามีผู้ใช้จำนวน 10 ไลเซนส์ ซึ่งค่าบริการรายเดือนจะอยู่ที่ 5,000 บาท แต่เมื่อเทียบกับค่าใช้จ่ายในการซื้อเซิร์ฟเวอร์และการพัฒนาระบบแบบเดิม ผมคิดว่ามันประหยัดกว่ามาก เพราะการใช้เซิร์ฟเวอร์แบบคลาวด์ ทำให้เราไม่มีค่าใช้จ่ายในส่วนของ ห้องเซิร์ฟเวอร์และเครื่องปรับอากาศ

บรรณาธิการ:
ในทางกลับกัน มีจุดใดบ้างที่ไม่ตรงกับที่คาดไว้หลังจากปรับใช้ระบบ ?

คุณฮามาบาตะ:
เนื่องจาก kintone เป็นระบบเอนกประสงค์ จึงอาจจะด้อยกว่าในแง่ของการใช้งานเมื่อเปรียบเทียบกับระบบที่พัฒนาขึ้นตามความต้องการของเราโดยตรง อีกทั้งผมคิดว่ามันน่าจะเหมือนกับระบบทั่วๆ ไป แต่บางอย่างก็ทำได้ไม่เหมือนกัน

การบริการลูกค้าได้รับการปรับปรุงจากการยกระดับประสิทธิภาพของธุรกิจ

บรรณาธิการ:
การจัดระบบงานจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของการดำเนินงานภายใน แล้วผลกระทบภายนอก เช่น การปรับปรุงบริการให้กับลูกค้าเป็นอย่างไรบ้าง?

Mr. Hamabata:
ผมคิดว่าการตอบสนองกับลูกค้าในเรื่องของวันที่จัดส่งและการสอบถามราคามีความราบรื่นมากขึ้น นอกจากนี้เรายังสร้างแอปที่เกี่ยวข้องกับการขายด้วยตัวเราเองโดยใช้ kintone เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าและแค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์ได้ทันที อันที่จริงผมคิดว่ามันดีมากที่ติดตั้ง kintone หากในอนาคตผมได้ย้ายไปดูแลบริษัทในประเทศอื่น ผมก็จะติดตั้ง kintone อีกครั้งครับ ซึ่งเมื่อก่อนผมรู้จักแค่ว่ามีผลิตภัณฑ์ชื่อ kintone จากโฆษณาทางทีวี แต่ตอนนี้ผมคิดว่าผมสามารถเข้าใจความสะดวกของมันได้มากขึ้นจากการใช้งานด้วยตัวเองครับ